Счёт на закупку и его составление

В разделе "Закупка" -> "Счета на закупку" можно создать документ для принятия товара на учёт по его прибытии. На основании этого документа происходит принятия товаров на склад и товар получается закупочную и складскую цену (закупочная цена вместе в транспортными, таможенными и другими затратами на приобретение).

Откроется:

:

Для создания нового документа нажмите "Добавить":

Выбор вида документа зависит от параметра в "Общих настройках":

• Без этого параметра Erply система позволяет создать их заказа на закупку счёт на закупку. Счет на закупку принимает товар на склад и создаёт задолжность перед поставщиком.

• Зачастую поставщики посылают товар накладными и составляют счёт в конце месяца. В Erply можно разделять - отдельно накладная на закупку и счёт на закупку, также как и в документах продажи.

• Такое разделение документов можно включить в разделе "Настройки" → "Общие настройки" → "Склад и закупки – включить автоматически дополнительные возможности" → “Позволить вводить отдельно счета на закупку и накладные на закупкую Если это не выбрано, то в модуле на закупку единственный документ – счёт на закупку, он же принимает товары на склад и создаёт оборот закупок.”

При включении данной настройки в системе будет два новых вида документов: Накладная на закупку и Счёт на закупку. Сделанные до этого документы переименовываются в Счёт-накладную на закупку, потому что их функциональность объединяет обе функции.

Счёт на закупку и Накладная на закупку ведут себя также как и в модуле продажи: накладная на закупку принимает товар на склад, но не влияет на сколько неоплаченных счетов поставщикам. Как только поставщик посылает счёт, можете выбрать те накладные, с которыми он связан, обозначить их галочками и выбрать действие под кнопкой F4 → Создать счёт их накладных на закупку.

Заполните как минимум обозначенные красным ячейки..

На документе закупки нужно обозначить номер документа, в данном случае номер счета-накладной. При необходимости можно изменить дату документа согласно приведённой на самом документе.

Введите ранее добавленные в каталог товаров товары с количествами и ценами на закупку. На строке товара может быть красная точка и дополнительная информация, если цена изменилась по сравнению c прошлой закупкой.

В общих настройках можно обозначить, что например менеджеру по закупками придёт оповещение, если был подтверждён счёт на закупку (или заказ на закупку) и цены изменились по сравнению с предыдущим. Это сделано для того, чтобы менеджер знал, что продажная цена возможно тоже нуждается в корректировке.

Для НСО товаров программа предлагает %, обозначенный на карте товара, если на карте поставщика не обозначет % НСО. Если на карте поставщика обозначен % НСО, тогда на счёт на закупку добавляется этот процент и обозначенные на карте товара % не учитывается. Если товар введён на счёт на закупку свободным текстом, то этот документ идёт только в отчёт задолжности поставщикам и в другим отчётах о закупке не отображается. Заполните также ячейку "Номер ссылки", если желаете позже чтобы она была с платежном фаиле.

Внизу таблицы есть ячейка для ввода дополнительных расходов:

В ячейку "Дополнительные расходы" введите сумму. В выборе „Разделить дополнительные расходы между товарамиl“ можно обозначить, чтр надо разделять по: a) количеству b) закупочной цене c) весу. В этом случае на карте товара должны быть обозначены вес единицы товара!

NB! Это связано с параметром в "Общих настройках":

Документ нужно подтвердить. После этого товар появится на складе. В таблице также есть ячейкт для ввода реальное нэтто-суммы и НСО в случае, если они отличаются от посчитанных программой и вы хотите это отобразить:

Допольнительная стоимость CIF-товаров - это дополнительные расходы, которые связаны с транспортировкой и страховкой до границы государства, независимо от того, кто везёт товар (продавец, покупатель, транпосртная фирма или кто-то другой).

После подтверждения происходит запись на склад и применяется FIFO метод. Если от того же поставщика уже сохранен счёт с таким же номером, то программа показывает предостережение:

Также товар получит закупочную (без дополнительных расходов) и складскую (с дополнительными расходами разделёнными по товарам) цену. В подтверждённом документе нельзя менять строки, даже если вы администратор. Только дополнительные расходы можно ввести после подтверждения. Нужно также помнить, что если товар уже продан, то и продажа по складской цене автоматически изменится. Поэтому если бухгалтерия желает каждый месяц фиксировать складские остатки и продажу по складской цене, то для этого нужно обеспечить, чтобы к этому моменту все дополнительные расходы были внесены в Erply. Из неправильно составленных документов можно сделать копию и удалить изначальных документ.

Если вы делаете счёт на закупку из заказа, то при необходимости можно менять количества, но до подтверждения. Цены можно менять и после, если есть соответствующие права.

Если заказ прибыл частично, то при необходимости можно менять стратус заказа с "частично получено" на "получено", стобы данные количества не учитывались при составлении нового заказа на закупку. В частично прибывшем заказе можно получить "Список недоставленных позиций", нажав на F4:

Заказ на закупку счетается выполненным также если из него составлен накладная на закупку.

В разделе Закупки -> Счета на закупку можно выбрать тип документа "Наклажная на закупку", Поставщика и период и на основе выбранных фильтров найти все накладные:

Галочками в начале каждой строки обоначьте накладные, из которых хотите составить счёт на закупку (документ оплаты):

Нажав F4, можно выбрать "Создавть счёт из накладных на закупку". Дополните новый документ номером, откорректируйте и подтвердите:

Теперь из начального заказа нельзя сделать счёт-накладную или накладную на закупку.

Статус товара изменен на "получено":