Ostuarve ja selle koostamine

Nupu "Ost" -> "Ostuarved" abil saab minna koostama kauba vastuvõtu dokumenti kauba saabumisel. Selle alusel toimub toodete lattu arvele võtmine ja tooted saavad ostuhinna ja laohinna (ostuhind koos transpordi-, tolli jms kuludega).

Avaneb:

Uue alustamiseks Lisa:

Dokumendi liikide valik sõltub Üldseadete parameetrist:

• Ilma selle parameetrita toimib Erply nõnda, et ostutellimusest tuleb alati luua ostuarve. Ostuarve võtab kaubad lattu ja tekitab ka maksekohustuse.

• Tarnijad aga saadavad sageli kaupa saatelehtedega ja väljastavad koondarveid ainult kord kuus. Sama jaotust — eraldi ostusaateleht ja ostuarve, nii nagu müügiski on saateleht ja arve — on võimalik kasutada ka Erplys.

• Selle saab sisse lülitada alajaotusest "Seaded" → "Üldseadistused" → "Ladu ja ost" → "lülita sisse lisavõimalused" → “Võimalda eraldi ostusaatelehtede ja ostuarvete sisestamist”

Seadistuse sisselülitamine tekitab kaks uut dokumendiliiki: Ostusaatelehe ja Ostuarve. Senised ostudokumendid nimetatakse ümber “Ostuarve-saatelehtedeks”, sest nendel dokumentidel on kaks funktsiooni ühendatud.

Ostuarve ja Ostusaateleht toimivad samamoodi nagu müügiarvete moodulis: ostusaateleht võtab tooted lattu, kuid ei mõjuta tasumata arvete saldot. Kui tarnija lõpuks saadab arved, saate valida vastavad saatelehed, märkida need linnukestega ja valida toimingu F4 → Saatelehtedest ostuarve.

Täida vähemalt punasega märgitud kohustuslikud väljad.

Ostudokumendil tuleb täita dokumendi numbri, antud juhul arve-saatelehe numbri lahter. Vajadusel tuleb muuta ka dokumendi kuupäeva, et vastaks dokumendil esitatule.

Sisesta eelnevalt tootekataloogi all kirjeldatud kaubad koguste ja ostuhindadega. Toote real kuvatakse punast täppi ja lisainfot, kui hind on eelmisest sisseostust muutunud.

Üldseadistustes on võimalik määrata, et näiteks ostujuhile läheks e-mail, kui kinnitatakse ostuarve (ka ostutellimus) ja hinnad on eelmisest korrast muutunud. Kõik selleks, et ostujuht teaks kui toote müügihind vajab muutmist.

Toodete käibemaksuks pakub programm tootekaardil olevad käibemaksu väärtused %-des, juhul kui hankija kaardil pole käibemaksu % määratud. Kui Hankijale on käibemaksu% määratud, võetakse arvesse see käibemaks ja toodetele kirjeldatud käibemaksud arvesse ei lähe. Kui sisestad ostuarve read vaba tekstina, saad need dokumendid vaid hankijakohase sisseostu aruandesse ja teistes sisseostu aruannetes need ei kajastu. Täida ostuarve vormil lisaväli "Viitenumber", sinna võid sisestada hankija määratud viitenumbri, kui on soov, et see pärast maksefaili välja jookseks.

Tabeli allosas on lahtrid lisanduvate kulude (nt transpordikulu) sisestamiseks:

Lahtrisse „Lisanduvad kulud“ sisesta summa. Lahtris „Jaga kulud toodete vahel“ saad määrata, kas seda tuleks teha: a) koguse järgi b) ostuhinna järgi c) kaalu järgi. Sel juhul peavad toote kaardil olema märgitud ühiku kaalud!

NB! See on seotud Üldseadetes järgmiste parameetritega:

Dokument kinnitatakse. Sellega läheb kaup lattu. Tabeli allosas on lahtrid ka ostuarve tegelike netosummade ja käibemaksude sisestamiseks, juhul kui erinevad programmi poolt arvutatavatest ja soovid seda kajastada:

Kaupade CIF-lisaväärtus on kauba netomaksumusele lisanduvad kulud, mis on seotud kauba veo ja

kindlustusega kauba saanud maa riigipiirini, olenemata sellest, kes kaupa veab (müüja, ostja,

transportfirma vms). Salvesta ja kinnita. Kinnitamise tulemusel kajastub kaup laoseisudes. Sel hetkel luuakse laokanded ja selle alusel rakendatakse FIFO-t. Kui sama numbriga samalt hankijalt ostuarve on juba salvestatud, annab programm vastava hoiatuse:

Lisaks saab kaup tootekaardil ostuhinna (ilma lisanduvate kuludeta) ja laohinna (lisanduvad kulud jaotatuna toote kohta). Kinnitatud dokumentide ridu pole võimalik enam muuta, isegi mitte administraatoril. Vaid lisanduvaid kulusid saab sisestada ka tagantjärgi. Tuleb aga meeles pidada, et kui kaubad on juba maha müüdud, siis müük laohinnas automaatselt muutub.Seega kui raamatupidamine soovib iga kuu lõpus fikseerida laovarud ja müügi laohinnas, siis tuleb tagada, et selleks ajaks on ka kõik lisakulud Erplysse sisse kantud. Vigasest ostuarvest saab teha koopia ja esialgse dokumendi saab kustutada.

Ostutellimuse alusel tehtavas ostuarves võib vajadusel muuta koguseid ainult enne kinnitamist. Hindu saab muuta ka pärast, kui on vastava õigused.

Kinnitatud ostuarve-saatelehtel ei saa ridu lisada ega tooteid vahetad, koguseid muuta. Saab muuta hindu õiguste korral ja lisanduvaid kulusid määrata või muuta.

Vajadusel saab osaliselt täidetud ostutellimusel staatuse osaliselt saabunud (aga ka vaid kinnitatud) muuta saabunuks, et antud kogust ei arvestataks uute ostutellimuste vormistamisel! Osaliselt täidetud ostutellimuse alt saab F4 abiga võtta välja “Saabumata kaupade loetelu”:

Ostutellimus loetakse täidetuks ka ostusaatelehe vormistamisega.

Ost-> Ostuarved alt saab liigi “saateleht”, hankija ja kuupäeva vahemiku alusel otsida üles kõik saatelehed:

Märkides rea alguses ära, millised dokumendid saavad ostuarve (nüüd vaid tasumise dokument) koostamisel arvesse võetud:

F4 alt saab valida “ostusaatelehtedest ostuarve”. Täienda arve numbriga, redigeeri ja kinnita:

Enam algsest ostutellimusest ostuarve-saatelehti või ostusaatelehti koostada ei saa.

Ostutellimus on saanud staatuse saabunud: